Politique de dépenses
1. Temps de déplacement
1.1 Pour le Québec
Le Client s’engage à acquitter le temps et les frais de déplacement des conseillers pour les déplacements effectués entre leur bureau d’attache et son site, conformément aux modalités suivantes :
- Les premières trente (30) minutes d’un déplacement réalisé par un conseiller en début ou fin de journée ne sont jamais facturables.
- Lorsque le déplacement excède cinquante kilomètres (50 km), mais ne dépasse pas cent vingt-cinq kilomètres (125 km), tout temps de déplacement excédant trente (30) minutes est facturable à cinquante pour cent (50%) du taux horaire régulier du conseiller.
- Lorsque le déplacement excède cent vingt-cinq kilomètres (125 km), tout temps de déplacement excédant trente (30) minutes est facturable soit à cinquante pour cent (50%) du taux horaire régulier du conseiller s’il est effectué en dehors des heures ouvrables, soit à cent pour cent (100%) du taux horaire régulier du conseiller s’il est effectué pendant les heures ouvrables.
1.2 Pour tout autre pays ou province
Le Client s’engage à acquitter le temps et les frais de déplacement des conseillers pour les déplacements effectués entre leur bureau d’attache et son site, conformément aux modalités suivantes :
- Les premières soixante (60) minutes d’un déplacement réalisé par un conseiller en début ou fin de journée ne sont jamais facturables.
- Lorsque le déplacement excède cent kilomètres (100 km), mais ne dépasse pas cent cinquante kilomètres (150 km), tout temps de déplacement excédant soixante (60) minutes est facturable à cinquante pour cent (50%) du taux horaire régulier du conseiller.
- Lorsque le déplacement excède cent cinquante kilomètres (150 km), tout temps de déplacement excédant soixante (60) minutes est facturable soit à cinquante pour cent (50%) du taux horaire régulier du conseiller s’il est effectué en dehors des heures ouvrables, soit à cent pour cent (100%) du taux horaire régulier du conseiller s’il est effectué pendant les heures ouvrables.
1.3 Bonnes pratiques en gestion de projet
Afin d’optimiser les déplacements et de réduire les coûts afférents, Talan favorise l’exécution du travail à distance. À titre indicatif, pour chacune des distances listées au tableau, le travail est préférablement exécuté à distance si la durée de l’intervention requise est inférieure à celle listée en vis-à-vis :
| Distance entre le bureau d’attache et le site du Client | Durée minimale d’intervention |
|---|---|
| Aucun déplacement (travail à distance seulement) | 0.5 heure |
| Déplacement de moins de 50 kilomètres | 4 heures (1/2 journée, soit avant-midi ou après-midi) |
| Déplacement de moins de 125 kilomètres | 8 heures (1 journée, avant-midi et après-midi) |
| Déplacement de plus de 125 kilomètres | 16 heures (2 journées consécutives) |
Il est toutefois entendu que rien dans la présente clause n’a pour effet d’empêcher le Client de requérir la présence du conseiller sur son site même si la durée minimale d’intervention n’est pas atteinte ou d’empêcher les déplacements si la nature du travail requiert la présence du conseiller sur le site. Toutefois, le Client reconnait que toute intervention de moins de huit (8) heures requiert des déplacements pendant les heures ouvrables.
2. Frais de déplacement
Lors de déplacements vers les bureaux d’un client pour affaires, les frais de déplacement seront facturés et payables par le client, incluant sans limitation, le kilométrage, les frais de stationnement, et les frais liés à d’autres moyens de transport. Nonobstant ce qui précède, aucuns frais ne sont exigibles lorsque la distance entre le bureau d’attache du conseiller et le site du Client est de quinze kilomètres (15 km) ou moins.
2.1 Kilométrage
Lorsque les consultants de Talan utilisent leur voiture personnelle pour un déplacement requis pour le compte d’un client, le kilométrage est facturé et payable par le client et est calculé à partir des bureaux de Talan (pouvant varier d’un consultant à l’autre) ou de l’hôtel, selon le cas.
L’allocation est de 0,70 $ le kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres facturés pour une année calendaire. Tout kilomètre additionnel effectué pour cette même année calendaire est facturé à 0,64 $ le kilomètre. Veuillez noter que l'allocation est facturée dans la devise applicable au projet pour lequel le voyage est effectué et que les taxes applicables sont incluses dans cette allocation.
2.2 Autres moyens de transport
Dans le cas où les consultants de Talan doivent utiliser le transport en commun, le transport aérien ou ferroviaire, il revient à Talan de déterminer l’option la plus économique entre :
- l’utilisation du taxi;
- la location de voiture;
- l’utilisation du véhicule personnel du consultant et, selon le cas, le stationnement du terminus d’autobus, de l’aéroport, de la gare, ou de l’hôtel.
Dans le cas d’un déplacement par avion ou par train, le coût défrayé pour un billet non remboursable en classe économique sera facturé et payable par le client.
2.3 Frais de stationnement
Les frais de stationnement seront facturés et payables par le client lorsqu’encourus et justifiés.
3. Autres frais
3.1 Hébergement
Les frais d’hébergement sont facturés et payables par le client lors de déplacements de plus d’un jour dans un endroit situé à plus de 1 heure 30 minutes (aller simple) des bureaux de Talan.
3.2 Repas et dépenses diverses
Sauf lorsque d'autres dispositions sont prises à la demande spécifique d'un client, les frais de repas pour les consultants de Talan en déplacement de plus d’un jour sont facturés et payables par le client via une allocation journalière fixe (per diem), laquelle est fractionnée en 3 repas (déjeuner, dîner, souper) et varie en fonction de l’endroit où les consultants de Talan séjournent. Les montants de per diem sont facturés et payables pour les séjours incluant au moins une nuit à l’extérieur de la ville et la période de déplacement comprend le jour du départ et le jour du retour.
Voici les montants attribués par région :
- Canada – 100 $
Déjeuner (20 $), dîner (25 $), souper (55 $) - États-Unis – 100 $ US
Déjeuner (20 $ US), dîner (25 $ US), souper (55 $ US) - Autres régions – à déterminer au cas par cas
Note :
- Les taxes applicables sont incluses dans les montants de per diem.
- L’intention du per diem est de couvrir les coûts additionnels encourus lors d’un séjour à l’extérieur par rapport aux frais normalement encourus.
- Le remboursement pour le souper comprend les dépenses diverses tels les appels, le divertissement, le nettoyage, etc.
Autrement, un montant maximal de 25,00 $ par jour est facturé et payable par le client pour un repas sur présentation d’une pièce justificative si les consultants de Talan ont travaillé :
- 10 heures et plus dans le cadre d’une intervention lors d’une journée de semaine, et ce, excluant le temps de voyagement;
- plus de quatre (4) heures consécutives lors d’une journée de fin de semaine dans le cadre d’un projet client.
3.3 Autres dépenses
Les autres dépenses raisonnablement encourues par les consultants de Talan dans le cadre de leurs fonctions liées à des projets client seront facturées et payables par le client.